MANAJEMEN PROYEK

1.      Pengertian Manajemen Proyek

Manajemen Proyek menggambarkan suatu komitmen sumberdaya-sumberdaya untuk melakukan suatu aktivitas yang penting pada jangka waktu yang relatif singkat di mana setelah selesai manajemen akan dibubarkan. Salah satu penggunaan jaringan yang paling populer adalah untuk analisis proyek. Proyek-proyek yang dianalisis tersebut misalnya : konstruksi sebuah bangunan, pembuatan obat-obatan, atau pemasangan sistem komputer yang dapat digambarkan sebagai jaringan.

Teknik jaringan yang digunakan untuk analisis proyek adalah CPM (Critical Path Method)/ metode garis edar kritis dan PERT (Poject Evaluation and Review Technique)/Teknik Evaluasi dan Pengkajian Proyek.

2.      Elemen Manajemen Proyek

Tiga elemen utama manajemen proyek, yaitu :

a.       Anggota Tim Proyek – terdiri dari individu-individu dari berbagai departemen dalam organisasi atau konsultan di luar organisasi berdasarkan kemampuan, keahlian dan pengalaman khusus mereka yang terkait dengan aktivitas proyek.

b.      Perencanaan Proyek – pernyataan pekerjaan merupakan format deskripsi yang tertulis mengenai tujuan, pekerjaan dan batas waktu pelaksanaan proyek. Elemen-elemen proses perencanaan proyek : tujuan proyek, mengidentifikasi aktivitas, menetapkan hubungan mendahului, membuat estimasi waktu, menentukan waktu penyelesaian proyek, membandingkan tujuan dengan jadwal proyek, menentukan sumberdaya untuk mencapai tujuan proyek

c.       Pengendalian Proyek – memastikan bahwa seluruh aktivitas telah diindentifikasi dan dicakup dan memastikan bahwa aktivitas dilakukan sesuia dengan urutan yang seharusnya.

3.      Jaringan Proyek

a.       Gantt Chart – teknik manajemen tradisional untuk penjadwalan dan perencanaan proyek kecil dengan relatif sedikit aktivitas dan hubungan mendahului.

Gantt Chart merupakan grafik dengan baris yang mewakili waktu untuk tiap aktivitas pada proyek yang sedang dianalisis. Gambar 1 memperlihatkan Gannt Chart untuk membangun rumah yang sederhana dengan tujuh aktivitas

 

 

 

 

 

 

 

Bulan

	0		2		4		6		8	10
Aktivitas
Desain rumah & memperoleh pendanaan
Mendirikan fondasi
Menerima & memesan material
Membangun rumah
Memilih cat
Memilih karpet
Pekerjaan selesai
	1		3		5		7		9

Bulan

b.      CPM/PERT

Suatu jaringan CPM juga terdiri dari cabang-cabang dan simpul-simpul yang menggambarkan aktivitas atau suatu proyek dan simpul melambangkan awal dan akhir suatu aktivitas. Jaringan untuk membangun sebuah rumah ditunjukkan dalam gambar 2 :

 

 

 

 

Jaringan ini terdiri dari tiga aktivitas, lingkaran mencerminkan kejadian-kejadian. Tujuan membangun suatu jaringan adalah membantu perencanaan dan penjadwalan suatu proyek. Jaringan untuk membangun rumah aktivitas-aktivitas mana saja yang termasuk dalam pembangunan sebuah rumah dan urutan pelaksanaan aktivitas tersebut. Walaupun demikian penjadwalan membutuhkan waktu-waktu yang berkenaan dengan aktivitas tersebut. Perkiraan waktu untuk lamanya aktivitas-aktivitas dalam pembangunan jaringan rumah ditunjukkan dalam gambar 3 :

 

		Mendesain rumah		Memperoleh pendanaan		Membangun rumah

 

 

 

 

 

 

c.       Aktivitas yang bersamaan

Contoh pembangunan rumah sering mencakup beberapa aktivitas yang terjadi pada saat yang bersamaan seperti yang ditunjukkan dalam gambar 4 :

 

 

 

 

 

 

 

 

d.      Garis Edar Kritis (Critical Path)

Dalam jaringan pembangunan rumah yang lebih sederhana (sebelum diperluas), terdapat sebuah garis edar (path) tunggal dengan lama waktu 9 bulan. Walaupun demikian, jaringan yang telah diperluas yang ditunjukkan dalam gambar 4 memiliki empat garis edar, yang diidentifikasi dalam Tabel 1 :

Jalur	Kejadian	Waktu
A B C D	1 - 2 – 3 – 4 – 6 – 7 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6 – 7 1 – 2 – 4 – 6 – 7 1 – 2 – 4 – 5 – 6 - 7	9 bulan 8 bulan 8 bulan 7 bulan

 

 

 

4.      Penjadwalan Aktivitas

Tiga jenis waktu yang digunakan dalam PERT, sebagai berikut :

t_o                = prakiraan waktu yang paling optimis

t_m               = prakiraan waktu yang paling mungkin

t_p                = prakiraan waktu yang paling pesimis

Waktu yang diharapkan untuk suatu kegiatan dihitung berdasarkan rata-rata tertimbang dari tiga jenis waktu di atas, yaitu :

            t_e          = t_o + 4t_m + t_p

                                    6

5.      Perhitungan waktu proyek

Salah satu hal penting dalam analisis proyek adalah mengetahui kapan proyek dapat diselesaikan. Dalam perhitungan waktu proyek dikenal beberapa istilah, sebagai berikut :

§ Earliest activity start time (ES), menunjukkan saat paling awal suatu kegiatan dimulai

§ Earliest activity finish time (EF), menunjukkan saat paling awal selesainya suatu kegiatan

§ Latest activity start time (LS), menunjukkan saat paling lambat suatu kegiatan harus dimulai

§ Latest activity finish time (LF), menunjukkan saat paling lambat suatu kegiatan harus sudah selesai

Contoh :

Dalam rangka memperoleh air bersih dan mengurangi pencemaran lingkungan, perusahaan tekstil Ciung Wanara merencanakan untuk memasang instalasi pengolah air (water treatment) di pabriknya. Rincian kegiatan dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut sebagaimana tabel berikut ini :

 

 

 

 

 

 

Tabel 2. Rincian Kegiatan dan Waktu Proyek PT Ciung Wanara

Kegiatan	Kegiatan pendahulu	Lama kegiatan (hari)
to	tm	tp
A.    Perancangan sistem B.     Pembuatan saluran air C.     Pembuatan pondasi D.    Pemesanan mesin E.     Pembuatan instalasi listrik F.      Pemasangan pipa G.    Pemasangan mesin H.    Finishing dan start-up	- A A A C B , E C , D F , G	9 8 7 9 4 5 4 2	10 8 9 12 5 7 5 3	11 8 11 15 12 9 6 10

 

Hasil perhitungan ES, EF, LS dan EF secara keseluruhan terlihat dalam gambar di bawah ini :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Hasil perhitungan secara bersama-sama dapat dirangkum dalam tabel 3 :

Kegiatan	Waktu	ES	EF	LS	LF
A B C D E F G H	10 8 9 12 6 7 5 4	0 10 10 10 19 25 22 32	10 18 19 22 25 32 27 36	0 17 10 15 19 25 27 32	10 25 19 27 25 32 32 36

 

6.      Probabilitas waktu penyelesaian proyek

PERT dapat digunakan untuk memperkirakan probabilitas selesainya suatu proyek untuk suatu waktu tertentu yang diinginkan. Dalam hal ini diperlukan pendekatan statistik untuk mengukur rata-rata  (mean, μ) maupun deviasi standar (σ) waktu selesainya proyek. Dalam menggunakan probabilistik PERT menggunakan asumsi bahwa suatu kegiatan secara statistik bersifat independen dan waktu selesainya proyek terdistribusi secara normal.

Rata-rata selesainya proyek merupakan jumlah waku dari kegiatan kritis, sedangkan varian lintasan kritis proyek merupakan jumlah varian kegiatan kritis.

Varian kegiatan kritis (σ_kk²) dapat dicari dengan rumus berikut :

 

 

 

σ2 = ∑σ2kk

Varian proyek (σ²) merupakan jumlah kegiatan kritis :

 

 

Sedangkan deviasi standar dari proyek (σ) adalah dari akar varian proyek

	σ = √σ2

 

 

Setelah σ dan μ diperoleh dengan menggunakan distribusi normal, probabilitas proyek selesai dalam waktu tertentu (x) dapat dihitung.

Nilai deviasi standar normal dapat dihitung dengan rumus berikut :

	Z = X – μ            σ

 

  

Dimana :

X = target waktu penyelesaian (due rate)

μ  = rata-rata waktu penyelesaian pekerjaan (perkiraan umur proyek)

σ   = deviasi standar

Contoh :

Dengan menggunakan data Ciung Wanara, besarnya probabilitas proyek dapat diselesaikan dalam waktu 37 hari, dapat dihitung sebagai berikut

Tabel 4 Perhitungan Deviasi Standar Waktu Proyek

Kegiatan	Waktu Optimis	Waktu Moderat	Waktu Pesimis	Waktu rata-rata	Lintasan kritis	Varian
	to	tm	to	te		σkk2
A B B D E F G H	9 8 7 9 4 5 4 2	10 8 9 12 5 7 5 3	11 8 11 15 12 9 6 10	10 8 9 12 6 7 5 4	V   V   V V   V	4/36   16/36   64/36 16/36   64/36
Jumlah						164/36

 

Rata-rata umur proyek, mean (μ) = 36 hari

Varian proyek, σ² = 164/36

Deviasi standar, σ = √164/36 = 2,13

Nilai Z = 0,47

 

 

 

 

 

7.      Trade off antara waktu dan biaya

Perkiraan waktu selesain suatu proyek biasanya didasarkan pada tingkat pemakaian sumber daya tertentu. Seringkali waktu penyelesaian suatu proyek dapat dipersingkat dengan menambah sumber daya. Dalam banyak hal, percepatan waktu proyek bertujuan untuk memperoleh biaya total yang minimum.

Prosedur umum yang digunakan dalam analisisn trade-off waktu dan biaya sebagai berikut :

1)      Tetapkan lintasan yang ada.

2)      Urutkan kegiatan di lintasan kritis mulai dengan biaya percepatan waktu yang terkecil, dan hitung waktu yang tersedia untuk percepatan.

3)      Lakukan percepatan 1 hari (atau satuan waktu lainnya) setiap kali, sampai panjang lintasan kritis sama dengan panjang suatu (atau beberapa) lintasan lainnya.

4)      Percepat kedua (ataua beberapa) lintasan yang kini menjadi lintasan kritis secara bersamaan, dimulai dengan biaya percepatan yang terkecil sampai kegiatan yang ada tidak dapat dipercepat lagi atau biaya percepatan tidak fisibel lagi.

Contoh :

Proyek yang saat ini dikerjakan oleh PT Jaka Tarub mempunyai jenis kegiatan, waktu dan biaya percepatan kegiatan seperti dalam tabel berikut. Biaya tidak langsung proyek sebesar Rp. 600.000 per hari.

Kegiatan	Waktu normal (hari)	Waktu terpendek (hari)	Biaya percepatan (rp/hari)
A B C D E	10 9 8 9 6	7 8 7 6 5	300.000 200.000 200.000 400.000 400.000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Untuk menegtahu berapa hari percepatan dapat dilakukan agar terjadi penghematan biaya tidak langsung, dapat diselesaikan sebagai berikut :

1)      Lintasan yang ada adalah lintasan kritis ABE dengan panjang 25 hari (lintasan kritis) dan lintasan CDE dengan panjang 23 hari. Urutkan kegiatan lintasan kritis berdasarkan biaya percepatan terendah.

Kegiatan	Biaya percepatan (rp/hari)	Hari yang tersedia
B A E	200.000 300.000 400.000	1 3 1

Percepat kegiatan B satu hari dengan biaya Rp. 200.000. Panjang lintasan kritis kini menjadi 24 hari.

2)      Kegiatan B hanya dapat dipercepat satu hari, maka B tidak dapat dipercepat lagi. Berikutnya dipercepat kegiatan A satu hari dengan biaya Rp. 300.000. Panjang lintasan ABE kini menjadi 23 hari, sama dengan panjang lintasan CDE.

3)      Karena kedua lintasan menjadi kritis, maka percepatan waktu harus dilakukan terhadap kedua lintasan. Urutkan kegiatan di kedua lintasan berdasarkan biaya percepatan terendah.

4)      Untuk lintasan ABE, percepatan dengan biaya terkecil ialah pada kegiatan A dengan biaya Rp. 300.000, sedangkan untuk lintasan CDE pada kegiatan C dengan biaya Rp. 200.000. Biaya total percepatan satu hari kedua lintasan tersebut Rp. 500.000. Pada tahap ini, terdapat alternatif lain yaitu mempercepat kegiatan E dengan biaya Rp. 400.000. Karena E terdapat pada kedua lintasan maka mempercepat E satu hari akan memperpendek kedua lintasan satu hari, yang berarti memperpendek umur proyek satu hari. Alternatif terakhir memberikan biaya yang lebih kecil, maka dipilih mempercepat E, sehingga umur proyek sekarang menjadi 22 hari.

5)      Karena kegiatan E tidak dapat dipercepat lagi, selanjutnya mempercepat kegiatan A dan C masing-masing selama satu hari, dengan biaya total Rp. 500.000

6)      Untuk percepatan selanjutnya dapat dilakukan dengan mempercepat A dengan biaya Rp. 300.000 dan D dengan biaya Rp. 400.000, sehingga biaya total menjadi Rp. 700.000. Karena biaya ini lebih besar dari biaya tidak langsung yang besarnya Rp. 600.000 per hari, percepatan ini tidak fisibel.

Resume dari percepatan yang telah dilakukan, sebagai berikut :

	Umur proyek setelah percepatan n hari
n=0	1	2	3	4
Lintasan ABE                CDE Kegiatan yang dipercepat Biaya percepatan (Rp.000) Penghematan (Rp.000)	25 23	24 23 B 200 400	23 23 A 300 300	22 22 E 400 200	21 21 A,C 500 100

 

Kesimpulannya proyek dapan dipercepat menjadi 21 hari dengan total biaya penghematan biaya tidak langsung sebesar Rp. 1.000.000